My Way or the High Way

Tidak ada yang suka micromanagers. Mereka diktator kecil. Mereka terus-menerus mencampuri urusan karyawan mereka. Mereka membuang waktu semua orang. Mereka melukai moral. Mereka mengurangi produktivitas. Mereka membuat kehidupan staf bagai dineraka. Masalahnya adalah, micromanagers ada di hampir setiap kantor. Hampir 8 dari 10 karyawan melaporkan bahwa mereka bekerja untuk micromanagers atau pernah mengalaminya di masa lalu. Meskipun kejadiannya hampir universal, beberapa eksekutif, manajer atau supervisor mengakui micromanagemen sebagai kegagalan pribadi. Harry E. Chambers membahas mengapa micromanagemen terjadi. Dia mengajari Anda bagaimana menghadapi seorang micromanager - apakah Anda bekerja untuk orang itu, atau dia bekerja untuk Anda. Dan dia menjelaskan cara menghilangkan kecenderungan micromanagemen Anda sendiri.

Dalam ringkasan ini, anda akan mempelajari

• Apa itu micromanagemen
• Mengapa micromanagemen terjadi
• Bagaimana menghadapi micromanager
• Bagaimana memperbaiki sifat micromanagemen anda sendiri; dan
• Bagaimana mengelola seorang micromanager.

Poin untuk diingat

• Orang-orang yang memiliki otoritas yang tidak dapat "mengesampingkan" masalah ego mereka sering melakukan micromanagemen terhadap orang lain.
• Micromanagemen membahayakan perusahaan Anda dalam banyak cara, misalnya, merusak produktivitas.
• Pelaku micromanagemen fokus pada aktivitas orang lain daripada aktivitas mereka sendiri.
• Micromanager tidak mempercayai orang lain dan yakin bahwa tidak ada orang lain yang lebih mampu dari mereka.
• Micromanager melakukan segala hal yang dapat mereka lakukan untuk mengendalikan bawahan mereka dan memaksa orang lain untuk melakukannya dengan cara mereka.
• Anda dapat menggunakan berbagai taktik ampuh untuk menghindari menjadi korban dari seorang micromanager.
• Antisipasi kekhawatiran obsesif mikromanager sehingga Anda dapat meringankan kekhawatiran mereka terlebih dahulu.
• Sebagai contoh, hindari seorang micromanager agar tidak menghabiskan waktu Anda dengan selalu menyuruhnya mengklarifikasi prioritas.
• Kurangi kecenderungan micromanagemen anda dengan menganalisa penyebabnya.
• Jika Anda mengelola seorang micromanager, menghadapi orang itu secara langsung tidak mungkin mengubah perilakunya. Gunakan pendekatan halus dan tidak langsung sebagai gantinya.
•  
• Ringkasan

Melihat Micromanagemen

Micromanagemen adalah kegiatan negatif yang jauh melampaui perselisihan tempat kerja standar dan kesalahpahaman antara karyawan dan atasan mereka. Micromanager berusaha dengan teliti - dan secara negatif - mengendalikan aktivitas bawahan langsung mereka. Pendekatan ini berasal dari ketidakmampuan seorang manajer untuk mengontrol dirinya sendiri. Ini merepresentasikan gangguan dan interferensi yang konstan, tidak perlu, dan kontraproduktif. Micromanagemen tidak pernah membuat proses menjadi lebih baik atau meningkatkan kinerja individu. Micromanagers memiliki perilaku sebagai berikut:

• Mereka mencoba mendominasi waktu bawahannya, tetapi mereka tidak bisa mendelegasikan.
• Mereka harus menang dalam semua kesempatan dan tidak pernah berkolaborasi.
• Mereka perlu mengendalikan bagaimana hal-hal dilakukan dan mereka menggunakan paksaan untuk mendapatkan apa yang mereka inginkan.
• Mereka terus memantau dan harus menyetujui semua aspek pekerjaan karyawan mereka.
• Mereka bersikeras meminta laporan terus-menerus, tetapi gagal memberikan informasi atau arahan yang jelas.

Ada kesenjangan besar antara bagaimana seseorang yang dikuasai oleh micromanagemen melihat perilaku ini versus bagaimana pelaku memandangnya. Para micromanager  bersikeras bahwa mereka tidak melakukan mikromanagemen. Sebaliknya, mereka "hanya mencoba untuk membantu." Sebagian besar tercengang bahwa orang dapat menganggap bantuan mereka sebagai micromanagemen.

Bagaimanapun, anda tidak harus menjadi korban.  Anda bisa mulai menggunakan lima langkah “CUP analisis”

1. Buatlah daftar – Tuliskan setidaknya 25 faktor yang mempengaruhi produktivitas Anda, termasuk masalah micromanagemen, tetapi juga masalah seperti kurangnya persediaan atau staf.
2. Buat kategorisasi dari daftar tersebut – Buat daftar sesuai dengan kriteria CUP: "C" adalah singkatan dari item di mana Anda memiliki kontrol penuh; "U" menandai item yang tidak dapat Anda kendalikan; dan "P" menunjuk item yang bisa Anda kontrol secara parsial. Anda cenderung memiliki sedikit C atau U, tetapi Anda mungkin dapat mendaftarkan banyak item dalam kategori P, jadi fokuslah pada area ini.
3. Terima item yang tidak dapat Anda kendalikan – Lanjutkan karena Anda tidak bisa berbuat apa-apa.
4. Prioritaskan item kategori “P” – Sortir mereka. Buat daftar itu sebagai masalah yang harus segera ditangani, selama enam hingga dua belas bulan ke depan, atau dalam jangka panjang.
5. Buat strategi – Kembangkan rencana khusus untuk menangani item “P” ini.

Anda memiliki banyak pilihan dan strategi untuk berurusan dengan micromanager. Sebelum hal lain, cobalah untuk mempelajari mengapa micromanager bertindak seperti yang dia lakukan. Triknya adalah menyusun pertanyaan Anda sehingga Anda mendapatkan informasi yang berguna tetapi tidak menyinggung perasaan. Misalnya, bertanya, “Mengapa Anda terus-menerus mengatur semua yang saya lakukan?” Tidak akan membawa Anda ke mana pun. Sebaliknya, susunlah pertanyaan Anda berdasarkan ketiga faktor ini:

1. Minat - Apa yang benar-benar penting bagi micromanager? Mungkin dia hanya berkepentingan mencapai tujuan perusahaan. Apakah politik kantor terlibat? Apakah manajer berusaha menunjukkan kepemimpinan? Anda harus mempelajari agenda mikromanager. Setelah Anda memahami apa yang ada dalam pikirannya, Anda dapat menjadi "mitra" dalam mencapai hasil yang diinginkan. Untuk mendapatkan informasi yang Anda butuhkan, ajukan pertanyaan seperti: "Selain menyelesaikan pekerjaan ini, tujuan lain apa yang perlu dipenuhi?" "Apakah ada risiko yang tak terlihat yang perlu saya ketahui?" Dan "Apakah politik kantor bermain di sini?" ”
2. Hasil - Apa yang ingin dicapai oleh micromanager? Bersamaan dengan hasil positif, micromanager juga berusaha menghindari hasil negatif. Pelajari semua yang Anda bisa tentang yang baik dan yang buruk. Tanyakan, "Apa hasil negatif yang ingin Anda hindari?" Dan "Bagaimana Anda membayangkan hasil yang paling positif?"
3. Pilihan - Sekarang setelah Anda memahami tujuan mikromanager, sajikan beberapa metode potensial untuk mencapainya. Ini akan membangun kesetiaan dan dukungan Anda, dan n Anda menunjukkan kemitraan praktis, berorientasi pada tujuan dengan micromanager. Tanyakan, “Bagaimana saya bisa membantu dalam memenuhi tujuan-tujuan ini?” “Pilihan apa yang tersedia?” Atau “Saya suka tiga opsi ini. Apakah Anda? ”Pertanyaan hipotetis mungkin berguna, seperti,“ Apakah ada cara lain untuk melihat ini? ”Atau“ Bisakah kita mencoba yang lain? ”

Selalu susun pertanyaan, komentar, dan saran Anda untuk fokus dengan jelas pada prioritas micromanager. Ini menjadikan Anda sekutu yang mendukung, yang merupakan cara terbaik untuk membuat orang itu lebih percaya pada Anda. Jangan mencoba memenangkan setiap pertempuran. Anda tidak akan bisa. Sebaliknya, hati-hati memilih bidikan Anda. Apa pun yang terjadi, jangan mengambil sikap atau posisi berlawanan. Itu akan meningkatkan kecenderungan terburuk micromanager alih-alih melunakkan mereka.

Jangan berikan kesempatan micromanager untuk fokus pada Anda. Terlihatlah sibuk. Antisipasi kekhawatirannya dan kemudian proaktif mengakhirinya. Micromanager selalu khawatir tentang apa yang terjadi. Hilangkan kekhawatiran tersebut dengan memberikan ringkasan satu halaman tentang aktivitas Anda setiap Senin pagi. Kirim e-mail secara teratur tentang kemajuan Anda.

Ketika micromanager keluar kantor, jangan bersantai. Jika perlu, bekerja lebih keras. Ini memberitahu micromanager bahwa Anda dapat dipercaya. Dokumentasikan semua pencapaian Anda secara rutin. Apa pun yang Anda lakukan, jangan menjadi sasaran kemarahan mikromanager. Datang lebih awal, jangan sampai terlambat, jangan bawa pekerjaan ke rumah.

Ketika micromanager memberi Anda tenggat waktu yang tidak masuk akal, gunakan pendekatan “USA” (Understand, Situation, Action): “Saya mengerti bahwa proyek ini penting. Saya ingin menanganinya untuk kepuasan Anda. Ini adalah situasinya: Saya memiliki empat prioritas lain yang Anda minta untuk saya tangani sebelum akhir hari. Untuk fokus pada tugas baru ini, apa yang harus saya tunda hingga besok? Artinya, tindakan apa yang Anda ingin saya ambil? ” Selalu minta seorang micromanager untuk mengklarifikasi prioritasnya. Pahamilah apa yang seharusnya Anda lakukan. Tanyakan, "Kriteria apa yang akan Anda gunakan untuk menentukan bahwa saya menyelesaikan ini dengan benar?"

Bagaimana Jika Andalah sang Micromanager?

• Anda mungkin bertanggung jawab atas masalah micromanagemen di kantor Anda, meskipun itu mungkin sulit untuk diakui. Jika ya, buat komitmen untuk berubah. Mulailah dengan satu atau dua perilaku, dan kemudian tangani perilaku yang lain. Kebanyakan micromanagemen ada hubungannya dengan rasa takut, kenyamanan dan kebingungan:

• Ketakutan - Anda melakukan micromanagemen karena Anda takut akan hasil negatif. Fokus saja pada hasil yang positif. Berpikir secara optimis dapat membuat perbedaan.

• Kenyamanan - Anda melakukan micromanagemen untuk menenangkan diri, tetapi bekerja adalah usaha bersama. Arahkan kembali pikiran dan tindakan Anda sehingga "kenyamanan kolektif" menjadi tujuan Anda. Belajar untuk menundukkan diri sendiri.

• Kebingungan - Anda melakukan micromanagemen karena Anda membenci kebingungan. Anda pikir Anda menciptakan ketertiban dan kejelasan dengan memaksakan kehendak Anda pada orang lain. Sebaliknya, komunikasikan secara langsung. Pastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama. Prioritaskan informasi. Jangan membebani orang dengan detail yang tidak dibutuhkan. Pastikan bahwa mereka sepenuhnya memahami tujuan mereka.

Anda dapat menggunakan "kesepakatan" untuk mengamankan apa yang Anda inginkan dari bawahan Anda tanpa melakukan micromanagement. Pertama, tanyakan kepada mereka: “Apa yang saya lakukan untuk membantu Anda? Apa yang saya lakukan yang mengganggu Anda? Dan apa yang harus saya coba lakukan secara berbeda? ” Informasi yang mereka berikan akan memungkinkan Anda memahami perilaku Anda sendiri, bagaimana itu dapat berdampak negatif pada orang lain dan apa yang dapat Anda lakukan untuk memperbaiki masalah. Kemudian ambil langkah selanjutnya: komunikasi, negosiasi, dan kesepakatan. Perhatikan contoh berikut:

• Komunikasi – “Saya perlu memahami bagaimana anda menghabiskan waktu kerja anda.”
• Negosiasi – “Bagaimana saya bisa memperoleh pengetahuan ini tanpa mengganggu? "Atau "Bagaimana saya dapat membantu Anda menggunakan waktu Anda lebih produktif tanpa membuat Anda merasa kesal?”
• Kesepakatan – Bangun kesepakatan bersama yang mencakup mekanisme yang memungkinkan Anda atau anggota staf Anda mengajukan keberatan ketika seseorang telah melanggar perjanjian.

Mengelola si Micromanager

Bagi kebanyakan orang, menghadapi dan mengkritik orang lain sangat sulit. (Tentu saja, ini tidak berlaku untuk micromanager.) Oleh karena itu, menghadapi micromanager yang Anda awasi mungkin tidak akan mudah, meskipun Anda perlu membuat orang itu mengubah perilakunya. Jangan katakan, "Saya melihat Anda melakukan ini" atau "Anda melakukan ini secara konsisten." Ekspresikan diri Anda secara objektif dengan mengatakan, "Inilah yang saya saksikan," atau "Saya sadar bahwa ini terjadi." Menghadapi mikromanager dengan "sumber tanpa nama" dapat menyebabkan lebih banyak masalah. Sebaliknya, buat "alat umpan balik 360 derajat" yang melibatkan semua orang yang bekerja dengan si micromanager. Berikan pendapat yang diperoleh dari konsensus.

Cara lain untuk mengubah perilaku mikromanager adalah menyuarakan keprihatinan tentang "persepsi" orang lain terhadap orang itu. Alih-alih mengatakan, "Perbaiki diri Anda sendiri," katakan, "Mengapa tidak mencoba memperbaiki cara orang lain melihat Anda?" Ini adalah perbedaan yang halus tetapi sangat penting. Anda tidak dapat mengubah para micromanagers dengan menempatkan mereka pada posisi bertahan. Sebaliknya, melucuti senjata mereka dengan mengambil "pribadi" menyengat dari sifat micromanagemen mereka.