Ketika pertama kali mendapat penugasan sebagai pemimpin formal yang membawahi beberapa anak buah, saya rajin mengumpulkan referensi tentang ilmu kepemimpinan, tersebutlah kata-kata kunci turunan kepemimpinan seperti building team, inspiring others, motivating, coaching, building trust, making decision, dan seterusnya. Dari sekian banyak keywords tersebut istilah coaching sudah saya kenal dan “rasanya” sudah mengerti arti dan bagaimana caranya, tetapi jujur baru sekarang saya memahami arti coaching secara lebih baik dan merasakan manfaatnya.

Coaching adalah suatu metode untuk mengembangkan kemampuan atau keterampilan dalam menyelesaikan masalah yang dihadapi. Awalnya saya berfikir bahwa coaching sama dengan proses mengajari “anak buah” bagaimana melakukan sesuatu dengan benar, tetapi ternyata pemahaman seperti itu salah. Secara definisi coaching bukanlah proses mengajari, tetapi sebuah metode untuk menyelesaikan masalah yang “haram” hukumnya dengan cara mengajari, melainkan melalui proses belajar dari dirinya sendiri dan menemukan sendiri, yang difasilitasi oleh seorang coach.

Disclaimer: Tulisan ini saya intisarikan dari buku berjudul “Melampaui Batas Leadership dengan Coaching” karya Al Falaq Arsendatama dengan fokus pembahasan pada prinsip dan teknik dasar proses coaching. Tulisan ini bukan ringkasan, tetapi saya mengambil ide utamanya yang kemudian dituliskan dengan struktur tersendiri dengan menambahkan perspektif dan pengalaman saya sebagai pembaca buku.

 

Prinsip Coaching 

Secara sederhana Coaching ini kalo dibuat do and don’t nya akan terlihat sebagai berikut:

Do

• Exploration
• Menggali dan memetakan situasi
• Proses kreatif dan experimental
• Penggalian ide dan merangkai ide
• Belajar dari diri sendiri
• Memaksimalkan potensi
• Tidak untuk memberikan solusi dan coachee tidak memerlukan apapun selain dibantu menata pikirannya.

Don’t

• Non-judgmental
• Non-appraisal
• Proses baku, formal, terstruktur
• Mengajari cara yang benar

 

Proses Coaching

Karena coaching ini merupakan sebuah metode, maka ada serangkaian metode yang perlu dipahami dan dilatih. Yang dijelaskan dalam buku ini paling tidak ada 3 hal penting yang perlu dipahami dan dilatih dengan baik yaitu:

1. Seni bertanya
2. Seni mendengarkan
3. Seni menangkap kata kunci

Berikut saya akan eksplorasi untuk menjelaskan satu per satu:

1. Seni Bertanya

Dalam sebuah sesi Coaching, porsi coach berbicara tidak lebih banyak dibandingkan porsi coachee berbicara, hanya 20% coach dan 80% porsi coachee. Dan dalam 20% porsi coach berbicara tersebut diisi oleh serangkaian pertanyaan.

Oleh karena besarnya porsi bertanya, maka keterampilan seorang coach mengajukan pertanyaan menjadi sangat penting dalam keberhasilan sebuah coaching. Berikut kriteria dan contoh pertanyaan exploratif dalam sesi coaching

Kriteria pertanyaan yang berbobot:

• Merupakan hasil mendengarkan.
• Bersifat terbuka (open question)
• Membantu coachee mengamati dirinya
• Merangsang coachee untuk merangkai idenya

Perhatikan cici-ciri pertanyaan diatas. Pertanyaan-pertanyaan yang diajukan didasarkan pada prinsip-prinsip coaching yang disampaikan diawal yaitu coaching merupakan proses ekplorasi, menggali situasi, belajar dari diri sendiri, proses kreatif untuk menggali dan merangkai ide dan seterusnya. Dari sini terlihat bahwa dalam coaching bukan sekedar percakapan biasa antara atasan dan bawahan, tetapi seorang coach harus membekali diri dalam teknik mengajukan pertanyaan agar proses coaching bisa menghasilkan sesuatu yang positif.

Jadi, bayangkan dalam sebuah sesi coaching, peran coach adalah mendengarkan cerita coachee, kemudian mengajukan pertanyaan yang merangsang coachee untuk menggali ide, mendengarkan jawabannya kembali, dan kemudian memberikan respon lagi dengan pertanyaan. Berikut ini contoh percakapan coaching yang tertuang di buku tersebut :

 

Sonya: Pak, saya sudah menghubungi supplier untuk memastikan barang yang kita order sudah dikirimkan. Tetapi hingga hari ini kita masih belum menerimanya. Apa sebaikanya yang harus kita lakukan.

Manager: Siapa yang kamu hubungi dari pihak supplier?

Sonya: Tiga hari lalu saya menghubungi supervisor pengiriman barang. Ia sih berjanji barang kita dikirim kemarin, tapi kenyataanya…

Manager: Altenatif apa yang bisa kamu pikirkan agar janji tersebut bisa segera ditepati?

Sonya: Yaa… saya akan menghubungi dia sekali lagi.

Manager: Apa yang akan kamu sampaikan agar ia menyadari hal ini?

Sonya: MMM… (berfikir sejenak). Saya akan terangkan konsekwensi akibat keterlambatan ini. Saya akan kasih deadline paling lambat sore ini barang sudah terkirim. Mungkin saya juga perlu kirim email ke atasannya dan CC ke bapak agar mengetahui perkembangannya.

Manager: Ide yang bagus, kamu bisa kerjakan sekarang.

 

Dari percakapan tersebut si atasan menggali permasalahan dan memancing Sonya untuk memikirkan sendiri alternatif solusinya. Si atasan mungkin saya sudah berpengalaman menyelesaikan masalah keterlambatan pengiriman barang, tetapi Ia tidak langsung mengajarkan solusinya pada Sonya. Atasanya memilih menggunakan pendekatan coaching agar anak buahnya berusaha mencari sendiri alternatif solusinya. Keuntungannya adalah ketika solusi ditemukan oleh anak buahnya, maka akan timbul rasa percaya diri dan kommitmen untuk menyelesaikannya. Hal seperti itu rasanya lebih sulit apabila solusi datang dari atasan kemudian diperintahkan.

Berikut ini beberapa contoh pertanyaan dalam sebuah sesi coaching. Paling tidak ada dua tipe pertanyaan yaitu pertanyaan untuk menggali situasi dan kedua pertanyaan untuk pendalaman. 

Contoh pertanyaan untuk menggali situasi (Kata tanya “Apa” paling cocok)

• Apa yang bisa diceritakan dari pekerjaamu dalam dua minggu terakhir ini?
• Apa yang menghalangimu untuk melaporkan?
• Bagaimana menurutmu presentasi tadi?

Contoh pertanyaan pendalaman:

• Hal lain apa yang perlu dipertimbangkan?
• Bakat seperti apa yang Anda maksudkan?
• Apa saja yang telah anda beritahu?
• Apa yang bisa dilakukan berbeda?
• Apa ide anda agar Ia tidak mengulaingi lagi kesalahannya?
• Apa yang kamu butuhkan?
• Kapan mulai dipraktikan?
• Alternatif apa yang bisa kamu pikirkan agar janji tersebut bisa segera ditepati.
• Kriteria seperti apa yang bisa memenuhi tantangan yang Anda maksudkan?

Modal penting dalam menyusun pertanyaan-pertanyaan selama sesi coaching diantaranya:

• Kemauan untuk menggali situasi
• Keterbukaan untuk mendengarkan apapun
• Kesabaran diri untuk menahan diri memberi solusi

Al Falaq mengatakan “ Bedanya dalam proses coaching, seorang coach bukan dokter yang memberitahu Anda harus begini begitu. Coach membantu Anda melakukan pengamatan melalui serangkaian pertanyaan yang pada ujungnya menimbulkan kesadaran diri untuk melakukan perubahan. Jadi intinya, kemampuan coach untuk mengajukan pertanyaan menjadi kunci.”

 

2. Mendengarkan Aktif

Hal penting kedua selama sesi coaching yang perlu dikuasai oleh seorang coach adalah kemampuan mendengarkan secara aktif atau menyimak. Dalam bahasa inggris dikenal kata hear dan listen. kata hear artinya mendengar, sesuatu yang berbunyi dan ditangkap oleh telinga kita apakah itu jelas atau tidak jelas bisa dikatakan kita mendengarnya. Tetapi kata listen, berarti menyimak. Kita tidak hanya mendengarkan suara yang keluar dari yang bicara tetapi juga ada proses mencerna pesan dari si pembicara.

Mendengarkan aktif merupakan keterampilan.  Semua orang yan berada diposisi pemimpin pasti tahu betapa sulitnya mendengarkan, lebih mudah untuk berbicara dibandingkan dengan menyimak. Maka syarat pertama untuk bisa mendengarkan aktif adalah kesabaran. Anda menahan diri untuk tidak memotong pembicaraan, sabar untuk tidak memberikan solusi.

Berikut tips agar kita mampu mendengarkan lebih baik:

• Tertarik untuk mengetahui lebih jauh. Posisikan diri kita seolah-olah manusia dari planet lain yang baru datang ke bumi.
• Sabar, sabar, dan sabar. Sabar bukan berarti membiarkan segala sesuatunya berlalu. Sabar adalah kemampuan membaca situasi dan melakukan tindakan di momen yang tepat.
• Hadir Sepenuhnya.

 

3. Mendapatkan Keyword

Kemudian hal terakhir yang penting dikuasai dalam sebuah sesi coaching adalah keterampilan menangkap Keyword selama si coachee bercerita. Keyword disini bisa berarti satu kata atau gabungan beberapa kata/frase.

Tujuan mengapa kita perlu memiliki keterampilan menangkap keyword ialah agar kita bisa memahami isi cerita coachee untuk kemudian bisa mengajukan pertanyaan lebih lanjut. Pada kenyataanya cerita seseorang yang panjang lebar bisa kita rangkum menjadi beberapa kata kunci saja. Sambil mendengarkan kita perhatikan apa saja yang menjadi kata kunci. Begitu kata kunci kita dapatkan, ini modal bagi kita untuk membuat pertanyaan. Ciri-ciri kata kunci sebagai berikut:

• Biasanya muncul berulang, lebih dari satu kali.
• Disampaikan dengan tiba-tiba berbeda: melambat, meninggi, atau datar.
• Contoh: karir saya mentok, seperti berbicara dengan patung, kemanapun pergi masalah selalu mengikuti.

 

Penutup

Dalam sebuah sesi coaching, sebagai coach bertugas membantu coache menggali alternatif-altenatif ide, kemudian merangkai ide tersebut untuk mendapatkan sebuah solusi. Tetapi ada kalanya coach bisa berbagi ide dengan coachee, walaupun harus diusahakan ide-ide datang dari coachee agar Ia punya sense of ownership untuk menindaklanjutinya.